Tämä on Profile Vehicles Oy:n EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja tietosuojalakiin (5.12.2018/1050) perustuva rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.06.2019. Viimeisin muutos 18.03.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Profile Vehicles Oy
Yrittäjäntie 1
74130 Iisalmi​

+358 17 821 7411​
info@profilevehicles.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Johanna Repo
+358 44 721 7450
johanna.repo@profilevehicles.com

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Profile Vehicles Oy käyttää henkilötietoja asiakashallintaan, palveluiden tuottamiseen ja toimittamiseen, talous- ja henkilöstöhallintoon, tuotekehitykseen, markkinointiin ja viestintään sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

4. Tietosisältö ja tietolähteet

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Evästeiden myötä myös ip-osoitetiedot tai muu vastaava tunniste, sekä käyttäjän toimenpiteet yrityksen verkkopalvelussa.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilöstöhallinnon osalta käsittelemme henkilötietoja sisältäen työntekijän tai -hakijan tiedot, tausta- ja hakemustiedot, palkanmaksua koskevat tiedot työsuhdetta koskevien velvoitteiden ja oikeuksien täyttämistä varten, sekä mahdollisia muita työntekijän taustatietoja työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi.

5. Henkilötietojen käsittelyn perusta

Varmistamme, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojen käsittelemiselle. Käsittelemme henkilötietoja usealla perusteella, mutta aina vähintään yhdellä lain määrittelemällä käsittelyedellytyksellä.

Asiakasrekisterin tietoja käsittelemme sopimusten täyttämiseksi sekä oikeutetun etumme perusteella tuottaaksemme ja toimittaaksemme palveluitamme, hallitaksemme asiakkaitamme, kehittääksemme palveluitamme, markkinoidaksemme ja viestiäksemme palveluistamme ja käsitelläksemme asiakaspalautteita. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös suostumukseen perustuen, jolloin suostumuksen voi aina tarpeen tullen peruuttaa, mikäli se on ainoa henkilötietojen käsittelyedellytyksemme.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterissä olevien henkilöiden yhteystietoja luovutetaan tarpeen mukaan palvelun tuottamisessa tarvittaville kolmansille osapuolille luottamuksellisesti ja sopimukseen perustuen. Tietoja voidaan luovuttaa Profile Vehicles Oy:n alihankkijoille luottamuksellisesti palveluiden toimittamiseksi tässä tietosuojaselosteessa mainittujen tavoitteiden edistämiseksi, sitoutuen tämän tietosuojaselosteen mukaiseen toimintaan. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajasta riippuen Suomessa tai Suomen rajojen ulkopuolella Profile Vehicles Oy:n käyttämien palveluiden omistajien tietovarastoissa.

Tietoja voidaan luovuttaa myös EUn tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos tietoa siirretään EU-alueen ulkopuolelle, varmistamme maan olevan EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, tai siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu, viitaten Yhdysvalloissa sijaitseviin tahoihin, jolloin siirto tehdään EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Mahdollinen tiedonsiirto toteutuessaan toteutetaan aina lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

7. Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internetsivujenylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästeiden käytön poiskytkemisen. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Käytämme kävijäanalytiiikkaan Google Analytics-järjestelmää. Google Analytics käyttää evästeitä auttaakseen verkkopalvelua analysoimaan, kuinka käyttäjät käyttävät verkkopalvelua. Evästeeseen tallentuvat tiedot siitä, kuinka käytät verkkopalvelua (mukaan luettuna IP-osoite). Evästeen tiedot lähetetään Googlen palvelimille ja tallennetaan niille, eli tiedot voivat sijoittua EU-alueen ulkopuolelle. Google käyttää näitä tietoja sen arvioimiseen, kuinka käytät verkkosivustoa, verkkosivuston aktiivisuuden raporttien koostamiseen verkkosivuston operaattoreille sekä muiden verkkosivuston aktiivisuuteen ja  internetin käyttöön liittyvien palveluiden tarjoamiseen. Google voi myös välittää näitä tietoja  kolmansille osapuolille, mikäli laki tätä vaatii tai kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä IP-osoitettasi mihinkään muihin Googlen hallinnoimiin tietoihin. Käyttämällä verkkosivustoa hyväksyt, että Google käsittelee sinua koskevia tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

8. Rekisterien suojausperiaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

• Oikeus peruuttaa suostumuksen eli rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.
• Oikeus saada pääsy tietoihinsa eli rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista. Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti.
• Oikeus tietojen poistamiseen eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu:
  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  • Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen eli rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu:
  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

10. Automaattinen päätöksenteko

Tietoja ei käsitellä automaattisesti päätösten pohjaksi.